среща подготовка и изпълнение на протоколи
New Page 1
Протокол като отражение на начина на колективното вземане на решения
Протокол от заседанието се използват, за да се документира дейността на колегиални и консултативни органи (бордове, съвети, комитети, срещи, срещи и т.н.), както постоянни и временни. Често протоколите от заседанията се провеждат при делови срещи, преговори за определянето на споразуменията, постигнати от страните или на други условия, разработени съвместно.
Протокол от заседанието - документ, съдържащ последователен запис на дискусия и срещи за вземане на решения, срещи, конференции, срещи, колективно или консултативни органи.
Протокол от заседанието отразява дейността на развитие и управление на решенията съвместните. Колективни решения са склонни да бъдат най-важните и основни проблеми в организацията, изискващи колективно, съвместно обсъждане и вземане на решение.
Колегиално метод за вземане на решения, използвани в дейността на почти всяка организация, независимо от нейната организационна и правна форма, както и естеството на дейността. например, в организации с акционерно дружество, на общото събрание на акционерите, действащи въз основа на колегиалност, на Съвета на директорите (Надзорен съвет), Съвета, Комисията за одит, Преброяване на Комисията. В допълнение, всяка организация, с единствената изпълнителен орган, като изпълнителен директор, може да се създаде дирекция, съвети, комисии за съвместно разискване и решаване на различни проблеми на организацията.
Подготвителната фаза
Среща на колегиален орган, се предшества от регистрация на участниците, които могат да бъдат направени по различни начини: чрез записване на имената на присъстващите директно в проект на протокол (ако броят на участниците в срещата не надвишава 15 души), изготвяне на списъка на членовете на колективен орган и посещение на цялата необходима информация за тях (положение, месторабота) за регистрацията на участниците с помощта на технически средства. По време на заседанията на общите събрания на акционерите на акционерните дружества списък на присъстващите на събранието на акционерите и пълномощниците трябва да бъде удостоверен с подписа на председателя на събранието. Пълномощниците могат да бъдат включени в списъка на присъстващите само след представяне на пълномощно да представлява интересите на акционера. Регистрация на заседанието му присъстват - изключително важен момент, тъй като колективен орган има правна сила само при наличие на кворум, както и в случай, че всички участници в срещата имат достатъчно власт да гласува резолюции.
Ще бъде изготвен въз основа на протокола от заседанието, запис на заседанието или на базата на проекти на ръкописни бележки, които се провеждат по време на срещата, както и материали, подготвени за срещата (текстове на доклади, речи, докладни записки, проекти за решения по дневния ред, списък на участниците, и т.н.).
Ако срещата е проведена в стенограмите или аудио запис. след препис декодирането на сесии и проверяван звукозаписът се прави (такива записи или преписи, наречени дословни протоколи). Преписи или записи на провеждане на заседанието или в някои части по време на самата среща, или непосредствено след срещата, но във всеки случай, в момента, в който се дава за издаване на преписи и протокола от заседанието не трябва да надвишава 3-5 дни, считано от датата, когато се проведе срещата.
Ако по време на срещата е било записано на магнетофон или диктофон. след препис, съставянето и регистрационни преписи и (или) на касетата с протокола запис за определен период от време (обикновено в рамките на две седмици) се съхраняват в една единица, която осигурява аудио сегмент, а след това демагнитизират. Това време е необходимо за отстраняване на евентуални въпроси и уточнения текст на протокола. Според решението на ръководителя на колегиалния орган на звукозаписа на срещата може да се издава за дългосрочно съхранение на архивите.
Осъществяване подробности протоколни
От гледна точка на пълнота на сесията, работещи на различни пълни и кратки протоколи.
Пълен отчет съдържа запис на всички срещи, на кратко - само имената на говорителите и тематични представления. Кои протокол следва да се извършва за всеки отделен случай, тя се намира в правилата за работа на колегиален орган, или по решение на председателя на колегиален орган.
Протокол от заседанието са направени на стандартен лист хартия А4. Подвързване детайли протокола са както следва: име, името на вида на документа (протокол), дата на документа, регистрационен номер, мястото на съставянето на документа, заглавието на текстови надписи.
Регистрационен номер протокол е серийният номер на срещата през календарната година или по време на мандата на изборен орган. При регистриране на специфичен за протокола регистрация и попълване на регистрационната форма (регистрационен файл) не се извършва, като всеки нов протокол се присвоява сериен номер, след номера на протокола, подвързан към каузата на последните.
Поставете определената от протокола в съответствие с административно-териториалното деление. Име на мястото на съставянето на документа може да се пропусне, ако името на територията, включена в името на организацията: Москва Сити Дума, Законодателното събрание на региона Твер.
Заглавие на текста на протокола не е задължително подпори. Трябва да се граматически се съгласи да даде име на вида на документа:
ПРОТОКОЛ (какво?) Сесия на Комисията в резултат на преоценката на дълготрайните материални активи
ПРОТОКОЛ (какво?) Управление на среща
Текстът на протокола се състои от две части - въведение и основни. Встъпителната част се прави идентичен с пълните и кратките форми на протокола. Тя трябва да включва: председател на заседанието и имената на секретаря, фамилия или общият брой на участниците в срещата и поканени, в дневния ред. Имената на членовете на колективен орган или от лицата, участващи в срещата на правата на глас, са изброени по азбучен ред, без постове. Ако посочите общия брой на присъстващите, дали своето родово име и включват препратка към списъка на регистрация:
На нея присъстваха представители на Научно-технически съвет от 25 души. (Приложен списък).
Лица, които не са членове на колективен орган, и поканени на срещата, като експерт по отношение на тематиката или въпросните стоки са включени след думата лица "Покана:", също по азбучен ред, но с тяхната работа и място на работа, ако те са членове на други организации.
Въпросът или въпроси в дневния ред държави, разглеждани от срещата, позицията и името на говорителя. Ако няколко въпроса, те трябва да бъдат номерирани с арабски цифри и подредени според тяхната степен на сложност, важност и ред на обсъждане. Предмети по дневния ред са на базата на формулата на "какво?":
доклад CFO Movchan SA
точките от дневния ред трябва да бъдат формулирани точно и ясно отразяват същността на обсъжданите въпроси. Не се препоръчва да включва "Други" точка от дневния ред.
Текстът на основната част от протокола се състои от отделни участъци на броя на въпросите от дневния ред, всяка от които е изработена в съответствие със схемата:
РЕШЕНИ: (или: РЕШЕНИ :)
Ако е необходимо, в една и съща част на протокола, записани на въпросите на говорещия и неговите отговори на следния вид:
Q: Ако се реши да издаде акции на дружеството, независимо дали става въпрос за привилегировани акции при условие?
Отговор: Не, да се издават само на обикновени акции.
Име на лицето, който зададе въпроса не може да бъде определен.
В "РЕШИ:" ( "РЕШИ:") писмено решение, кратък, точен и кратък - така че да се избегне всякакво двусмислие. Решенията са формулирани под формата на предписания: "Одобряване. "" Equipe. "" Да прави промени. ". На същия въпрос може да бъде взето няколко решения, като в този случай те трябва да бъдат номерирани с арабски цифри. Ако е необходимо, заедно с решението се отнася до гласуването: броят на "за" гласа "против", "въздържал се", а също така, ако вотът е бил таен, - брой на бюлетините, издавани, получени от гласуването и невалиден.
Ако протоколът е одобрен от документ, той трябва да се прилага към протокола и изявления имат врата, например:
Съветът на директорите на АД "Sprout"
Подписите на председателя и секретаря на събранието е завършено проектирането протокол. Подписан от едно копие от протокола. От ляво на подписа на председателя, в дясно - секретар.
В съответствие с действащото законодателство в някои случаи само председателят на заседателни минути подписаните от (председателят) по време на срещата. Законодателството също случаите на подписване на протоколите от всички членове на орган, който взема решенията, предвидени. Например, Федералния закон "На акционерни дружества" (по-нататък - Закона), предвижда (член 68)., Че в протокола от заседанието на Съвета на директорите (Надзорен съвет) се подписва от председателя на събранието, което е отговорност за достоверността на протокола.
Що се отнася до регистрацията на протокола от общото събрание на акционерите, законът не предвижда процедурата за подписването му, в чл. 63 от закона, създаден само каква информация е посочена в протокола:
- време и място на Общото събрание на акционерите;
- от общия брой на гласовете, с които акционерите - собственици на акции с право на глас;
- брой гласове притежаваните от акционерите ще присъстват на заседанието;
- председател (президиум) и секретар на заседанието, в дневния ред на заседанието.
Законът също предвижда, че в протокола от общото събрание на акционерите трябва да съдържат основните моменти от речи, на въпросите, зададени на глас и резултатите от гласуването, решенията, взети от срещата.
Съкратена версия на проекта на протокол
Извлечение от протокола
Да се информират организациите и физическите лица, загрижени за решенията, както и за да се потвърди взетите решения може да бъде издадено извлечение от протокола.
Извлечение от протокола - документът е копие на протокола. Изявлението е възпроизведено уводната част на протокола (подробности форма, информация за президента, секретаря, присъстваха), въпросът за дневния ред, в който се подготвя изявление, а някои от текста, който отразява разглеждането и произнасянето по него. Подписва от председателя и секретаря декларация за издаване на удостоверение. С цел да се даде правна сила на извлечението от протокола се използват подпори "марка на заверените копия", направени от генералния секретар. Ако извлечение от документ се издава за подаване на друга организация, тя е с печата на организацията.
