Как да се оцени ефективността на проект за автоматизация

Главен изпълнителен директор на "конвертор"

Въвеждането на информационна система може да се счита за успешно, ако задачите завършени навреме и няма надвишаване на бюджета. На практика обаче това не се случва винаги. Според представители на български фирми не трябва да бърза да приеме проекта на провал, ако не сте доволни от резултатите. Първо, да се анализира каква част повреди, причинени от факта, че бизнес процеси не са формализирани във вашата компания. Може би това обяснява нарастването на финализиране на функционалните разходи, както и недостатъчно бързото осъществяване на сделка.

Използвайте Запознай:

положение

В този случай, с цел оценка са както следва:

• анализ на ефективността на материалните и трудовите разходи;
• откриване на слабите места на програмата, струва планира по-нататъшно развитие и обслужване;
• възлагане на екипа на проекта.

Q: Как мога да се оцени ефективността на проект за автоматизация?

Алексей Смирнов,
Старши мениджър ИТ проекти "TNK-BP BiznesServis" (Москва)

автоматизация проект може да се счита за успешно, ако задачите завършени в срок и не е налице значително надвишаване на бюджета. Контрол на качеството на проекта трябва да бъде в два аспекта - по отношение на крайния продукт (функционалната годност, безопасност и надеждност) и управлението на проекта (икономически, време и други критерии).

Ето защо, за обективна оценка на прилагането на автоматизирани системи, бих препоръчал използване на анализ на план-Всъщност, като се сравняват по-специално:
- цели и резултати от проекта: как да се приложи на задачата, независимо дали системата е напълно съответства на първоначалните изисквания на клиента (спецификация). Той също така се оценява значимостта направени в хода на промените в проекта, тяхното въздействие върху крайните срокове и стойност на проекта;
- бюджет на проекта и действителните разходи;
- действителните и планираните дати на графика за изпълнение на проекта.

Качествено изпълнение на задачите, че има смисъл да се оцени не само за приключването на проекта, но също така и в хода на неговото изпълнение. Това ви позволява да правите бързи корекции на изпълнението на проекта, за да се постигне най-добри резултати.

Резултати от оценката на прилагането на информационни системи могат да се използват в управлението на портфейла проект за извличане на опит позитивен проект 1.

Ирина Gridneva,
началник на финансовия отдел на компанията "Плива Рус" (Москва)

Тъй като изчислява възвръщаемостта на ИТ инвестициите е трудно, когато се оценява ефективността на реализирания проект за автоматизация Аз препоръчвам да се съсредоточи върху степента на изпълнение на задачите. Критериите за успешно прилагане на ОНД могат да служат и други количествени и качествени показатели.

Сред качеството бих избирам следното:
- намаляване на риска от грешки в нови потребители на системата, чрез прости и ясни инструкции за потребителя;
- простота на въвеждане на данни от специалисти на различни части и намаляване на разходите за труд представляват допълнителен контрол на разходите (това се извършва само на етапа на приемане);
- разширяване набор от параметри, използвани за анализа на разходите (например, напречни участъци на продукта);
- подобряване на качеството на административните решения, в резултат на по-бързо (своевременно) предоставя информация на началниците на отдели.

Количествените мерки включват:
- намаляване на времето на изготвянето на финансовите отчети;
- намаляване на труда поради липса на необходимост от влизане двойно данни;
- намаляване на ефективни лихвени проценти по кредити, в резултат на по-точно планиране и разпределяне на парични потоци.

Дмитрий Kachanovskii.
CFO Подолск Химико-Металургичния завод (област София).

Има четири основни критерии за оценка на рентабилността на прилагането на информационни системи: скоростта на обработка на данни и докладване на заинтересованите страни да се намали броят на грешките по време на въвеждането на данните в програмата, намаляване на разходите, свързани с отчитане на изготвянето й одит, както и намаляване на броя на работниците и служителите. Нека се спрем на последните два компонента на успеха на проекта.

Обикновено, одиторски компании прилагат по-високи цени за услуги на предприятия, които не са в достатъчна степен автоматизирани процеси за отчитане, тъй като е необходимо да прекарват повече време правиш и обработка на заявки. По същия начин въведете и компании, които предоставят на система за качество ISO 9001. одит на услугите В моя опит, отчитане, автоматизация може значително да запишете на одит (около 6-8%).

Чрез автоматизиране на рутинни процедури (например, контрол на верността на вписаните данни) публикува определена част от персонала на дружеството, може да се извърши съкращения на персонал, ако е необходимо. Приблизителни спестявания в този случай не е трудно да се намери. Така например, средната месечна работна заплата на служителя 17000. Разтрийте. С оглед на материалните разходи за организацията на работното му място и плащането на единен социален данък служителя струва на компанията около 30 200. Разтрийте. на месец, съответно, 362 400. годишно.

Екатерина Emelyanova.
CFO "Element Лизинг» (Москва)

Уви, единна методика за оценка на ефективността на проекти за автоматизация не съществуват. Много зависи от обхвата и мащаба на проекта. За местни приложения, които решават един проблем, неговото изпълнение и ще служат като критерий за оценка. Проектите за мащабни се очаква да се постигне всяка цел. Важно е да се възползват максимално от измерими показатели като оценка "Да, проблемът е решен" е субективно.

Не съди от списъка на успешно автоматизирани процеси, както и на получените резултати. Например, ако целта на ИТ проект е да се ускори за фактуриране, а след това, обобщавайки, че е необходимо да се сравни броя на сметките, един ден преди и след автоматизация. Например, по-рано се абонирали за 50 сметки на ден, сега можем да изложи до 50 хиляди души. С въвеждането на системата на бюджетиране се определи скоростта на преминаване на бюджетите и на броя на сценарии, които се поддържат от програмата. Както може да се използва универсално финансови показатели за всяко изпълнение автоматизация проект (над) на бюджета, както и средната цена на една сделка.

Количествените показатели за успешното решаване на проблемите допълнени от качество: удобно или не, ясно е, или объркващи, трудни или лесни. Вземете тези характеристики може да бъде, след като прекараха всички потребители изследване - служители, участващи в автоматизиран процес. Ако в същото време се очаква да се получи адекватни резултати от проучване, посочени възможно най-близо до дизайна на въпросник.

На първо място, на въпросите, които трябва да са свързани към съответните функционални изисквания в спецификациите. Например, ако изискването е формирането на специален отчет, можете да попитам, ако форматът на доклада е полезно, ако самия доклад е ясно, дали има достатъчно интелект.

На второ място, се препоръчва да се развиват множество профили за различни групи потребители. Така например, за тези, които съставляват бюджета, както и тези, които го твърдят. На трето място, не е нужно да се презареди на профила. По-добре е, ако броят на въпроса, няма да надвишава 15, като повечето от тях ще бъдат затворени. В противен случай, то е вероятно, че въпросникът се попълва "отписване".

Бих искала да отбележа, че ако компанията не е удовлетворен от изпълнението на програмата ( "не работи, както бихме искали"), не трябва да незабавно да стигне до заключението, че провалът на проекта. Първо, да се анализира каква част от провала се дължи на факта, че не формализирани бизнес процесите в компанията.

Иван Pirozhkov.
CFO "Ancor" персонал, притежаващ (Москва)

Ако се автоматизира повече процеси, индикаторът на ефективността на изпълнението може да бъде степента на постигане на целите във всяка от тях. Успехът на проекта ще се състои от оценка на резултатите от всеки процес.

По-специално, бих препоръчал, че при оценяване на резултатите от първоначалното счетоводно автоматизация на обработка на данни и докладване за управление с помощта на следните основни критерии:
- как е решен въпросът за съхранение и обработка на първоначалните пълномощията в едно хранилище, независимо от броя или географското разпределение на "точки за влизане" - CFA, отдели и клонове;
- Има ли на ИТ системите за получаване на необходимите доклади за времето;
- по отношение на докладите за управление на търсенето, генерирани от системата;
- независимо дали настройката на ръчен запис е изключена;
- как да се намали срокът на подготовка и одобряване на докладите;
- това, което е намаляване на разходите в заплатите на съответния персонал (в относително изражение, по отношение на приходите на компанията за годината).

По мое мнение, за да се оцени ефективността на проекта не трябва веднага след официалното приключване, и след три до шест месеца след изхода на системата с пълен капацитет.

Пол Borovkov.
Обща СК "INTALEV" ръководител на проекта

Критерии за оценка на ефективността на прилагането на автоматизираната система могат да бъдат разделени в качествено и количествено. Качествените критерии характеризират промените в организационните процеси, които са настъпили в компанията се дължи на проекта за автоматизация. Например, ако проектът обхваща само конкретен отдел, тя е завършена, е необходимо да се гарантира, че всички служители на този отдел или голяма част от основните му функции в новата система.

Технически параметри на новата система могат да бъдат оценени с помощта на количествени критерии, като например, стабилността (брой системни грешки и повреди, установени по време на определен период от време, корекция на скоростта и отстраняване на тези недостатъци) или производителност (броят на операциите, извършвани в системата за определен период време, за да отговори на изискванията на скоростта на обработка). По-специално, за проекта на автоматизация на критерий и управленски отчети може да бъде следното :. счетоводната система на дружеството през последния месец произвежда 500 хиляди сделки, прехвърлят това количество данни в модула за управление не трябва да отнеме повече от осем часа.

Ако на изхода на системата отговаря на основните качествени и количествени критерии, проекта за автоматизация може да се счита за успешна. Най-важното е, списък с критерии, трябва да бъде разработена на етапа на започване и планирането на проекта.

Надежда Mudritskaya.
Заместник-директор на финансовия отдел на мрежата от супермаркети "Патерсън"

Оценката на степента на реализация на проекта за автоматизация на задачите, обърнете внимание на начина, по който информационната система засегнати веригата на добавената стойност в предприятието. Как тя се е превърнала по-кратко като ниската цена на дружеството. Като нови възможности информация въздействие система на отношения с контрагенти, промени в политиката за снабдяване или търговска стратегия. При анализа на бюджета на проекта, предвид не само делът на допълнителни разходи за завършване функционалност, но също така и степента, до която са необходими и оправдани за бизнеса тези подобрения.

Решението от фирма "конвертор"

В нашата компания, успехът на решение за автоматизация на проекта се основава на двата обективни и субективни показатели.

Като обективни критерии, както следва: до каква степен целите, защитата на информация изкривяване, докато пишете, необходимостта от допълнителни консултанти сервизна поддръжка на проекта, както и честотата на препратки към тях. В допълнение, на прилаганите критерии и финансова - съизмеримо стойност на проекта и обхвата на задачите на отдела.

Изпълнението на задачите. Изпълнение на "1C: Trade Management 8.0" е насочена към автоматизация на административната сметка (например данни за доходите и в контекста на текущите разходи по проекта, както и консолидирането на финансовите резултати на групата от фирми), да получат обективна оценка на продажбите на персонала, създаването на системи за управление на документи, електронни. Задачи, свързани с отчитането на управление са били приложени изцяло.

Въпреки това, в операцията, са били идентифицирани като основен недостатък: предложените консултантите по нашите искания формати на финансовите резултати на проекти и доклади за групата като цяло са малко по-дълбокомислени. Процесът на формиране на тяхното работно място с компресор на потребителя и да продължи около един час.

Честотата на препратки към консултантите за сервизна поддръжка. През изминалия период от около година, е имало само две причини да се канят консултанти, за да се елиминират грешки в програмата. Мисля, че това е положителен факт, потвърждаващ качеството на трудовото изпълнение и коректност на планиране на проекта.

Съизмеримост разходи. Този критерий е въведен преди изпълнението на проекта на етап планиране.

След като списъкът е бил създаден, за да отговори на предизвикателствата, ние сме проучили на разположение на пазара, за да видите как много компании ще управляват тяхното изпълнение въз основа на националната информационна система оферти. По този начин, рамката за ИТ бюджет на проекта, включително допълнителни разходи за обслужване. Тези данни бяха наблюдавани в хода на изпълнението. Например, ако корекцията на проекта доведе до значителното покачване на цената (10%), ние направихме това решение, ако данните се променят, или можете да направите, без да ги е необходимо. След приключване на проекта възлиза на общия размер на бюджетните преразходи.

Субективните индикатори ние класифицирани оценка от потребителите на удобството на интерфейса, лесно администриране, скоростта на обработка на данни и генериране на доклади, тяхното качество от гледна точка на потребителите на (пълнотата и точността на информацията, видимост и така нататък.).

След известно време след започването на пълна експлоатация на информационната система, всички потребители да попълнят кратък въпросник, в който са изброени претенциите си към програмата. Резултатите от проучването бяха обобщени ръководителят на екипа на проекта. Забелязани пропуски са довели до формулирането на работа съветници за необходимо програмата подобрения.

Въведена в проект за автоматизация на компанията е призната като цяло успешен и аплодирана четири плюс, а негови членове са счетени за достойни за награди.

Според финансовите мениджъри, многократно е участвал в проекти за автоматизация FES, въвеждането на информационни системи в компанията - пълен инвестиционен проект, така че трябва да бъде толкова сериозно отношение към оценката на неговата ефективност. Критериите за оценка, има смисъл да се формулира етапа на изпълнение на планиране, да ги вземе предвид при изготвянето на технически и икономически задачи, а основната (качествено изпълнение на задачи, срокове и бюджет) за наблюдение на целия проект.