Как да се оцени ефективността на ECM-проекти
Нека започнем с отговора: оценка на въздействието на ЕСМ -Projects по същество не се различава от оценката на ефективността на ИТ проект, както и оценка на ИТ проект - оценка на всеки проект на компанията. Този извод се основава на една проста максима: ако е възможно да се формулира ползите от този проект, е възможно да се изчисли неговата ефективност.
когато се прецени,
Понякога фирмите могат да прилагат информационните технологии, почти без да мисли за икономическия ефект. Това е възможно в случаите, когато покритието на ИТ проблеми са очевидни и не се нуждаят от допълнителна обосновка. Например, закупуване на компютър за секретаря или разполагането на счетоводната система. Тук мотивът действа зрялост на технологиите, без които компанията просто не може да се счита ефективно.
В други случаи, ефектът е почти невъзможно да се изчисли, въпреки необходимостта от изпълнение е извън съмнение. И понякога ефекта от преброяване по-скъпо от самата технология (като например работниците да се даде неограничен достъп до Интернет).
Във всички тези случаи, фокусът е върху повече разходи в проекта за решение и на потенциала на, например, колко лесно с помощта на внедрената система ще други цели на компанията. ИТ решение, избрана от отношението на "цена / качество", а не "на ефект / разходи".
Въпреки това, EDS и решения, базирани на него не винаги могат да бъдат приписани на системата, по отношение на ефекта, че всичко е ясно. Ние (група от анализатори и консултанти DIRECTUM фирма) се опита да реши проблема за оценка на икономическото въздействие на въвеждането на SED.
В числителя на ROI за ECM-системи
За ИТ проекти, където ECM-система или въз основа на неговите решения е в центъра, е трудно да се направи оценка на конкретна парична ефект. EDS се възприема като инфраструктурни системи, ефектът е в най-добрия, се опише с думи, по-точно. EDS "ще намали потреблението на хартия", "осигуряване на прозрачност на информацията" - типичен език намерени в презентациите на обосновката на проекта.
Въпреки това, ECM-системата и въз основа на техните бизнес приложения адрес широка гама от бизнес проблеми, където се смята за връщане е възможно и необходимо. И в класически прилагане на (организационно и административно документи, електронен архив) икономическото въздействие се оценява добре.
Каква е икономическата изгода, което той нарича, какво е необходимо? Най-ясно количествената оценка е ROI (възвръщаемост на инвестициите за оценка и обратна връзка - период на изплащане) се изчисляват стойността на собствеността на всички времена и очакваните връща за едно и също време. Срок - този период от време, равен на ефекта, направени от времето на общите разходи, т.е. ROI = 1 ...
ROI дава възможност да се разбере дали един ИТ проект ще плати за себе си, и ако има варианти (различни проекти или различни оферти от различни доставчици), които изпъкват по-изгодно да се инвестира.
Икономическият ефект от оценката на ROI - е в числителя, разходите - в знаменателя. С цената на ИТ проекти е повече или по-малко ясно: помисли TCO, с изключение на разходите за придобитото система, обучение, изпълнението, оборудването, управлението и поддръжката на системата по време на периода на проекта. Считано е много по-трудно. Бих искал не само да се направи оценка на качеството (изразено с думи) и прозрачен (спестяване на хиляди купища хартия годишно) ефект, но също така да се разбере всички аспекти на въздействието от прилагането на ИТ решения за компанията, нейните цели и процеси.
Въздействие върху стратегическите показатели и директен ефект
Ние идентифицирахме два класа ефекти, които могат да донесат ИТ решение, включително и EDS и решения, базирани на нея. Първият - преките икономически ефекти. Това включва влиянието върху приходите (което, обаче, необичайно за SED) или намаляване на разходите, по-специално разходите за вътрешни процеси.
Вторият клас от ефекти - въздействието върху стратегическите показатели на дружеството, като производителността на труда, качеството на услугите и други класически показатели на BSC. Ясно е, че за да се изчисли в цифри степента на влияние на ИТ проект "глобален" производителност е практически невъзможно. Така че, не е възможно да се твърди, че финансовата стабилност на компанията подобрена с 12% в резултат на въвеждането на ECM-система.
Има няколко причини. На първо място, стотици малки и големи събития се провеждат в компанията, които засягат цифрите. Имаме нужда от сложни мулти-фактор анализ на промените, които могат да бъдат по-скъпи системата. На второ място, промените, въведени от системата, както и въздействието върху глобалните показатели ще бъдат отложени във времето. Помислете за глобални показатели не се нуждаят от резултатите от даден проект, и от време на време, месец след месец, проследяване и анализ на динамиката на подобренията, направени през този период решения.
Въпреки това, за да разберете по глобални индикатори, вградени ИТ решение ще окажат влияние, което можем. По този начин, автоматизация на одобрение и контрол на договорите за подобряване на показатели като "Satisfaction" или "разходи за обслужване на клиенти" и други.
Преходът на количествени оценки
Друго нещо - директният ефект, що се отнася до евентуалното му за получаване на количествени оценки, въпреки че обикновено е пряк ефект описва продавачите в качествени характеристики. Намаляване на загубите на документи, за да се опрости проучване на условията на договорите, централизирано съхранение на всички документи - звучи познато? Подобни ефекти могат да бъдат трансформирани в количествен. Ние идентифицирахме четири от стратегията за преход от качествено на количествени ефекти, всеки един от тях трябва да се преформулира оригинален полезност (качество ефект) по отношение на количественото ефект: ·
- по-евтин процес (чрез намаляване на сложността на оптимизация); ·
- поевтиняването на отделните сделки (извличане, за да имат достъп до данните, както и други общи дейности, които трудно могат да се отнасят до процесите); ·
- намаляване на риска (като вероятността и последствията от тях, в парично изражение, обикновено означава, където думата "прозрачност"); ·
- спестяване на материални ресурси (хартия, консумативи).
В прехода от качествено да количествен ефект може да първо да се превърне в множество секунда. При разпределяне на ефекти формулирани "причина разходи" (проблем) и "характер, стойността на силата на звука" (резултат). Следващата таблица показва примери на прехода от качествена на количествени състави за комунални услуги.
Ефекти удобно групирани според целите на бизнеса, защото това е за техните решения и вградена система. Примери за такива решения, използвайки DIRECTUM - "Договор за управление", "Финансово архив", "документ Проект" и т.н. За удобство на изчисления можем да изтъкнем количествените характеристики на бизнес предизвикателства: на броя на документите, продължителността на операцията по контрол, средната цена на работното време на главата, и така нататък .. г. Те изследва предприятие, се фиксират (например, под формата на профили) и служи като база за изчисляване на количествените реакции.
Паричната стойност ефект
От въвеждането на SED, ние говорим за икономиката, бизнеса ефекти в парично изражение следва да се разглеждат като разлика между разходите за изпълнението на ИТ решения и разходи след въвеждането му. За всеки тип реакции прилага подхода за оценка на икономии от мащаба.
поевтиняването на процеса се измерва с цената на процеса. относително груби метод експерт може да се използва за оценка на промените в разходите на процеса (който, обаче, дава бързи и сравнително точни резултати), или да използвате анализа на стойност и симулация.
върху дейността на икономии се очаква да се намали интензивността на труда; Можете да използвате преки измервания или експертни оценки.
Намаляване на разходите за материали обикновено не води до трудности при изчисленията. Трябва да се отбележи, че не трябва да се ограничава до хартия и консумативи; за материални разходи трябва да се отнася и за изплащане на каквито и да било външни ресурси, като например разходите за съхранение извън площадката и изземването на документи.
Сложността е оценка на риска. Ако организацията не са изправени пред риска от регулаторните искания за неспазване на правилата, не са загубили документите, тя не разстрои сделката поради дългия преговорите - това е трудно да се разбере предимствата, предлагани от системата, намаляване на тези рискове. От друга страна, ако настъпило такова събитие, че е трудно да се получи информация за фактите и последствията от нежелани събития от страна на организацията. Може би затова всяка оценка ще изглежда твърде висока, но важен факт от външния им вид: компанията и нейните ръководители ще видят повече ползи ECM-проекти.
Взаимното влияние ефекти
Когато разпределение и изчисляване на въздействието трябва да бъдат взети под внимание и тяхното взаимно влияние, както и различни "antieffekty".
Обикновено намаляването на риска води до увеличаване на разходите за процеса. Увеличението на разходите за операции е възможно поради липса на достатъчно разходи за оборудване под SED. Или, напротив, нови материали и час разходи - сървъри, работни станции клиенти, работни администратори време - което може да увеличи общата цена на притежание.
Това е съществен момент: понякога можете да разберете резултатите от предварителната оценка, че проектът не е необходимо, или че трябва да преразгледа целите и обхвата. Понякога е по-лесно да се примири с рисковете, отколкото струва да се застраховат срещу непрекъснато увеличение на разходите.
Редът на оценка
Кога и кой трябва да се оценява? В идеалния случай трябва да провежда оценка на клиентите си по-малко проблеми с поверителността, за да се получи оригиналните данни. Но това изисква прост и висококачествени методологии на звука. Ние се занимаваме с това, за редица бизнес решения (договори, фактури за одобрение, канцеларски материали и др ..) вече създаде библиотеката качествени и количествени ефекти на определена ефект върху BSC-метрика.
С помощта на този, можем да отидем два начина. В първия случай, ако една организация подчерта стратегическите цели и цели, можем да определим какво ефектите на бизнес решения въз основа на SED са от основно значение за организацията и следователно, ние можем да се оцени най-значимите преки последици в съответните области. Въз основа на тези данни по-лесно да се определят целите на проекта, не пръска, и се фокусира върху най-ефективните промени в процесите.
Вторият начин - връщането на първия, по който оценяваме това, което ще бъде в максимална степен преките ефекти на ИТ решения в организацията. Въз основа на тях, се определят целите на ИТ проекта, а също така подтиква клиента, глобални индикатори, ще се подобрят с течение на времето в резултат на тази работа.
Тази оценка се извършва преди изпълнението. Разбира се, след въвеждането също така е възможно да се наблюдава и оценява реалните промени.
Някои от резултатите и заключенията
Сега нашите портфейлни няколко проекта, оценени от развита техника. Графиката показва дела на различни видове ефекти във Общият финансов ефект от които носи SED въведени в различни фирми на различни задачи.
Може да забележите, че класическите ефекти, които казват, EDMS продавачите не винаги са най-важни: например спестяване на разходите за материали в автоматизирането на договорните процеси и организационни и административни документи е минимален. Значителна част от ефектите на намаляване на риска и намаляване на разходите за операции.
Въпреки това, ние се надяваме да изградим добри практики в проекта за оценка и нови статистически данни, които със сигурност ще ви помогнат на компаниите да клиенти по-разумен и балансиран подход към решения за подбор целеполагане проекта и техните приоритети.
Примери на прехода от бизнес към ефектите на количествени характеристики
тип ефект (стратегия)
Промяна на отношението към облак технология - са очевидни. Но ние сме заинтересовани да видите повече подробности на пазара EDMS г. ...
Universal аналитично решение като част от EDS CompanyMedia, фокусирана върху събирането, обобщаването, преработка и ...
компания "Интертръст" разширява гама от услуги, за да се гарантира легитимността на използването на електронни документи ...
Растежът на цифровата икономика води до бързи и големи промени в организациите. ИТ отделите са изправени пред искания за предоставяне на по-бързи приложения и услуги на потребителите.
В епохата на мобилността и облака е не само на навременното предоставяне на приложения, но и за опростяване на процесите, ускоряване на изпълнението на работните задачи.
Според скорошен доклад на Aberdeen Group «Стойността на ERP ъпгрейд: модерна технология за управление", компанията, разполагането модерна ERP система, значително по-напред от конкурентите си.
Даб помпи - водещ доставчик на оборудване, което произвежда годишно 3 милиона задвижвани водни помпи.
В момент, когато данните се превръща в ценен актив за бизнес, защитава го превръща в един от най-важните задачи. Продуктите на компанията позволяват Veritas да го реши ефективно във всички конфигурационни, информационни клиент системи.