Как да се направи оценка на ефективността на разходите за ИТ проект

Представен статия

Председател на Фонд за подкрепа на Deafblind "Over-Unity" Дмитрий Polikanov ни каза как организацията допринася за развитието на устройства, насочени към подобряване на живота на хората с увредено зрение и слух, и насърчава по-дълго, предлагани на пазара ...

Основният фокус на концепцията за интелигентна град е да се създаде среда за комфортен живот на хората с увреждания и в този случай трябва да се обърне специално внимание. За какви инициативи в тази област в момента се прави в нашата страна, ние говорим с директора ...

Строителната индустрия по дефиниция трябва да играе ключова роля в развитието на интелигентна концепция град и екологично строителство се вписва в това особено добре. Днес действителност се характеризира с този подсектор, нейните перспективи в България ...

Причината за написването на този блог вече е станала на второ място в течение на годината масивна епидемия вирус. И това е един много неприятен прецедент. В крайна сметка, като инфекция мащабна не беше много дълго време. Въпреки това, се очаква тази ситуация. Епидемия, причинена ...

В условията на нарастваща несигурност в глобалната икономика като цяло и в българската икономика и по-специално, компаниите стават все се обръща внимание на въпроса за ефективността на разходите на собствените си ИТ проекти. Решаващи при избора на информационна система може да е отговорът на въпроса: "Каква е ефективността на разходите за инвестиции в ИТ проект?". Въпреки това, този отговор не винаги е очевидно. Трябва да се отбележи, че изпълнението на проекта по внедряване на информационни системи могат да изискват значителни инвестиции, а ако ефектът от такова изпълнение няма да бъде потвърдена от всички разумни параметри, а след това да докаже целесъобразността на инвеститор / клиент на изпълнение ще бъде проблематично.

Към днешна дата, има два основни подхода към въпроса за ефективността на разходите за изпълнението на информационните системи. В първата, най-често срещания случай, икономическа ефективност се оценява доста произволно. Това се случва, когато една компания има клиент на търговската страна, която е наясно защо той се нуждае от този или онзи ИТ проект. Клиентът е готов да поеме пълна отговорност за последиците от неговото прилагане. В този случай, преди прилагането на системата неизмерими или трудно измерими цели могат да бъдат фиксирани, например, увеличаване на прозрачността на бизнеса, подобряване на управляемостта и осигуряване на единно информационно пространство, и т.н. В този случай, за да се оцени нивото на такива резултати с помощта на числени методи за оценка, често са много трудни, а оценката може да бъде намален до отражение на висшето ръководство на неговата връзка с реализирания проект. Във втория случай, опитите за по-официално, използвайки количествени показатели за оценка на ефекта от въвеждането. В тази книга, ние предлагаме да обсъдим някои аспекти на този подход.

Традиционно, ефективност на проекта се има предвид съотношението на разходите и резултатите от проекта. При разходите се отнасят за общите разходи за придобиване, инсталиране, конфигуриране и поддръжка на софтуер, както и разходите, свързани с придобиването и подкрепата на необходимото техническо оборудване, обучение на персонала и т.н. Също така в разходите могат да включват разходите, свързани с организационни промени, но да се даде точна оценка тях е проблематично. Според резултатите означава ефекта, който се постига при изпълнението и последващата експлоатация на софтуера. В някои случаи е трудно да се определи веднага прекия ефект на проекта, независимо дали са икономически или друг. Какви са методите за оценка на въздействието, използвани в такива случаи?

Съществуващите методи могат да бъдат разделени в две групи, в зависимост от подхода за оценка на:

1. последващ подход - съчетава методите на пряка оценка на прилагането на информационни системи в оперативната фаза на системата. Тези методи отчитат различни ключови фактори преди и след прилагането на информационни системи и сравняване на резултатите с усилие върху изпълнението на проекта на системата.
2. априори подход - съчетава методите на оценка и прогнозиране на резултатите от изпълнението на информационните системи на етапа на решения за подбор и се споразумеят за размера на инвестициите. При тези методи се използват прогнозни стойности на ключовите фактори, които се определят на базата на изградените модели, с различни видове рискове може да бъде разрешен, който засяга и двете ефектите и разходите за изпълнението на проекта на информационни системи, както и различни косвени характеристики.

Какви са характеристиките на споменатите групи методи? В случай, че преди въвеждането на системата са фиксирани, измерими цели, че въвеждането на, например, намаляването на производствения цикъл с 20%, увеличаване на приходите с 10%, и т.н. използване на методи за оценка на изпълнението в рамките на подхода на задната намалява до сравняване на планираните и постигнатите резултати, които са достъпни за всички на посочените цели. В този случай, точният резултат от промените цели могат да бъдат постигнати само ако те са известни методи и стойности за измерване на изпълнението на системата. Като пример, измерване на дължината на бизнес процеси преди и след прилагането на системата. В някои случаи, като в примера по-горе, за получаване на количествени стойности на производителността може да отнеме доста време. Основният проблем на този подход - е да се докаже, че промяната в компанията, ако те се появят, са свързани с информационната система се изпълнява, а не на факта, че, например, управление на фирмата започва да прави по-добри решения в резултат на промените в икономическите условия, и т.н. В този случай, компанията може да се осъществяват едновременно няколко информационни системи, което допълнително усложнява задачата за оценка.

В нашия опит, наред с различните методи за оценка на ефективността на прилагането на информационни системи, най-атрактивните са методите, които да оценяват ефективността на необходимото преди изпълнението на проекта, на етапа на проучване на възможностите, с други думи, методите в рамките на подход, априори. Сред тях са такива известни методи, като например оценка на IRR (вътрешна норма на възвръщаемост), ROI (възвръщаемост на инвестициите), TEI (Total икономически режими), NPV (нетна настояща стойност), BSC (Balanced Scorecard), EVA (икономическата добавена стойност ) и други.

Оценката в рамките на този подход преди изпълнението на проекта ще позволи да се отговори на въпроса, както и дали е необходимо да се инвестира в ИТ проекта. Например, изчисляване на възвръщаемостта на инвестициите и сравни индекса, например, с процент по банковите депозити или дружество със седалище на вътрешната норма на възвръщаемост, в случай на излишък от първите върху последното, можем да кажем, че планираните инвестиции ще влязат в сила.

Трябва да се разбере, че ключовият въпрос при използването на тези методи е да се оцени прогнозираното въздействие на въвеждането на информационни системи. Тъй като тези методи се използват в оценките, точността на числените оценки на преките ползи от внедряването на системата може да повдигне въпроси от страна на вземане на управленски решения.

Помислете за методи за оценка на ефекта от въвеждането на информационни системи, използвани от най-големите доставчици на различни ИТ решения.

• Методологията за оценка се основава на опита и на ефекта от въвеждането на системи в предишни проекти. Този метод може да се счита априори подход. Методът се състои в следното: фирми са поканени да оценят независимо редица предложения за ключови показатели за дейността си. След това получените цифри са сравнени с тези на други клиенти в една и съща индустрия за съществуващата база данни или проект, въз основа на информация от публични източници. След това, компанията получава оценка на възможните икономически ползи, които могат да бъдат постигнати, като приведе своите ключови показатели за изпълнение, които са преобразувани към нивото на проекта. По този начин, ефектът не е измерено чрез изчисления, но въз основа на постигнатите резултати от реални фирми в реалния свят проекти. Предимствата на този метод включват лекота на използване. В същото време техният недостатък е липсата на увереност, че по-рано постигнатите резултати ще бъдат постигнати от компанията.
• Методологията на Общо икономическо въздействие (TEI). Методологията на TEI, компаниите могат да докажат, оправдават и реализират осезаема стойност на проекти за въвеждане на управление на информационните технологии и основните акционери. С една дума, методологията TEI се състои от четири компонента на инвестиционната оценка: ползи, разходи, рискове и гъвкавост. Резултатът от модела се изчислява показатели ROI и срок на откупуване. Предимствата на модела включват по ясен и разбираем за всеки човек, който взема решение за финансиране резултатите от проекта. Основната трудност на модела е непрозрачността на определянето на прогнозните стойности на икономически ползи от въвеждането на това, което е ноу-хау на фирмата-разработчик на метода.
• Методология Rapid икономическа обосновка (REJ). REJ - методология на икономическата оценка, която помага на организациите да прилагат ИТ решения в бизнес процесите, а след това да се определи абсолютната финансова рентабилност на тези решения. Essence REJ методология е, че тя гарантира, че инвестициите в информационни технологии, се определят в съответствие с целите, които са важни за организацията. методология REJ прилага за бизнес процеси, които имат най-голямо въздействие върху растежа на ефективността на компанията. Целта е да се разработи методология REJ бизнес план, който ще помогне на мениджърите да разберат по-добре основните предимства на специфичните ИТ инвестиции. REJ модел се състои от пет стъпки: за бизнес оценяване, вземане на решения, за оценка на ползите и разходите, идентификация и регистрация на потенциални рискове, за изчисляване на финансовите показатели. По своята същност, методологията е подобна методология REJ TEI и има подобни предимства и недостатъци. В допълнение към по-горе методика REJ помага да се намери общ език за ИТ специалисти и управление на бизнеса.

От нашия опит, най-доброто съчетание от следните техники по отношение на пълнота и за свеждане до минимум на разходите за оценка в рамките на подход, априори.

1. Определение на скъпи проекта с обща цена на метод притежание (TCO). За изчисляване на TCO трябва да вземе предвид такива фактори като:
• разходи за придобиване и поддръжка на оборудване, необходими за работата на системата в желания режим;
• цена на софтуера и неговата подкрепа продавач;
• разходи за изпълнение на софтуер, който включва целия цикъл на продукта;
• разходите за последователната подкрепа на продавания продукт; д) разходите за обучение на персонала, който ще работи със системата.

2. Определяне на ефекта от въвеждането на системата. Тази дейност може да се състои от няколко компонента:
• Предвиждането на ефекта от прилагането на базата на постигнатите резултати в предишните успешно реализирани подобни проекти в компании от същия сектор на икономиката резултати. Задължителните данни са получени от анализа на информацията обикновено е публикуван на разработчиците да изпълнява софтуера на официалния сайт под формата на съобщения за пресата и прегледи на своите клиенти, както и други открити източници. Въпреки това, има са скрити трудности се състоят в това, че не винаги е възможно да получите веднага желаната информация.
• Предвиждането на ефекта на базата на оценки на бизнес клиенти. В някои случаи, може да привлече бизнес клиенти и потребители, за да се оцени ефекта на прилагане на информационни системи. Това е възможно в случай на определено ниво на развитие на ИТ компанията бизнес култура, отговорност и на ясна формулировка на проблема от страна на бизнеса.

3. Като се вземат предвид рисковете, свързани с изпълнението на проекта.

Описаният метод може да се прилага, включително в рамките на проекти, които се нуждаят, за да изберете най-подходящото решение от редица предложения да се разгледа, въз основа на най-високата очаквана ефективност на изпълнението.

В заключение, бих искал да отбележа, че в тази статия са засегнати единствено общи идеи оценка на ефективността на прилагането на информационни системи. Ясно е, че за всеки отделен метод подбор на проекти за оценка на нейната ефективност трябва да се извършва индивидуално.